Проблеми на внедряването на информационна система за управление на предприятието. Внедряване на информационни системи Внедряване на нова информационна система за предприятие

Внедряването на корпоративен IP, разработен самостоятелно или закупен от доставчик, често е придружено от прекъсване (редизайн) на съществуващите бизнес процеси в предприятието. Трябва да ги преустроим, за да отговарят на изискванията на стандартите и логиката на внедряваната система. Нека веднага да отбележим, че въвеждането на информационни системи решава редица управленски и технически проблеми, но поражда проблеми, свързани с човешкия фактор.

Въвеждането на нова ИС е сложен процес, продължаващ от няколко месеца за малки ИС до няколко години за ИС на големи разпределени компании с широка гама от продукти и голям брой доставчици. Успехът на проект за разработване (или придобиване) и внедряване на информационна система до голяма степен зависи от готовността на предприятието да осъществи проекта, личния интерес и воля на ръководството, реалистична програма за действие, наличие на ресурси, обучен персонал и способност за преодоляване на съпротивата на всички нива на изградената организация.

Досега се е появил стандартен набор от техники за въвеждане на информационни системи. Основно правило: изпълнявайте необходимите фази последователно и не пропускайте нито една от тях.

Критични за изпълнението са следните: фактори :

· наличие на ясно формулирани цели на проекта и IP изисквания;

· наличие на стратегия за внедряване и използване на ИС;

· провеждане на предпроектно проучване на предприятието и изграждане на модели „Както е” и „Както ще бъде”;

· планиране на работата, ресурсите и наблюдение на изпълнението на плана за изпълнение;

· участие на висшето ръководство във внедряването на системата;

· извършване на работа по внедряване на ИС от специалисти по системна интеграция съвместно със специалисти от предприятието;

· редовно наблюдение на качеството на извършената работа;

· бързо получаване на положителни резултати поне в част от внедрените модули на ИС или при пробната му експлоатация.

Преди да започне разработката проект за изпълнениенеобходимо:

· формализиране на целите на проекта за внедряване на ИС, доколкото е възможно;

· оценка на минимално необходимите разходи и разходни позиции;

· задайте висок приоритет на проекта за изпълнение пред други текущи проекти;

· предоставя на ръководителя на проекта максималните възможни правомощия;

· провеждане на масова образователна работа с персонала на предприятието, за да се предаде на всички важността и необходимостта от предстоящите трансформации;

· разработване на организационни мерки за използване на новите информационни технологии;

· разпределяне на персоналната отговорност на всички етапи на внедряване и пробна експлоатация.

Необходимо е също така да се определят функционалните области на внедряване на модулите на информационната система:

· организационно управление;

· организационна и административна поддръжка;

· Управление на бизнес процеси;

· управление, планиране, финанси и счетоводство;

· Управление на персонала;

· управление на документи;

· управление на логистиката;

· управление на отношенията с клиентите и външната среда.

В допълнение към изброеното по-горе трябва да зададете технологични изисквания към внедряването на ИС:

· системна платформа- внедряване и адаптиране на готово решение от производителя или разработка по поръчка в съответствие с техническите спецификации на клиента;

· интегрируемост- данните се съхраняват и обработват в единно информационно пространство; това гарантира тяхната пълнота, последователност, надеждност и повторно използване; системата може да включва новоразработени и вече използвани технологии и приложения;

· адаптивност- системата е конфигурирана в съответствие с изискванията на клиента и характеристиките на информационното поле на клиента;

· разпространение- системата може да функционира ефективно в географски отдалечени поделения и клонове на предприятието;

· мащабируемост- системата може да бъде изпълнена под формата на рамка, съдържаща основни модули и допълвана в съответствие с изискванията на променящата се външна и вътрешна среда.

6.6.1 Основни фази на внедряване на информационната система

Фаза "Предварителна работа по изготвяне на проекта за внедряване на ИС". По време на предпроектното проучване на предприятието (фиг. 4) се събира подробна информация за структурната структура на организацията, функционалните връзки, системата за управление, основните бизнес процеси, потоците в предприятието (Control Flow, Doc Flow, Data Flow , Работен поток, Паричен поток ), необходими за конструиране на подходящи модели и избор на обекти за автоматизация. Оценяват се сроковете, ресурсите, видовете и обемите на работа, обхватът и цената на софтуера, хардуера и телекомуникациите, разходите за обучение на персонала и др.

Фаза "Подготовка на проекта". След приключване на първата фаза се извършва предварително планиране и формиране на процедури за стартиране на проекта:

· формиране на проектни и експертни групи;

· разпределение на правомощията и отговорностите;

· определяне на организационни и технически изисквания за процеса на изпълнение;

· изясняване на спецификациите и очакванията на клиента;

· обучение на групата за внедряване, състояща се от специалисти от предприятието клиент.

По някаква причина последната, много важна точка често се пропуска при изготвянето на план за изпълнение. Но успехът на целия проект зависи до голяма степен от това! След началото на финансирането проектът се счита за стартиран.

Фаза "Идейна разработка на проекта". По време на тази фаза:

· оформен и одобрен идеен проект;

· целите и задачите на проекта са изяснени и конкретизирани;

· определят се размерите на прототипа на системата;

· съгласува се разширеният работен план, последователността на етапите и условията на пробна експлоатация, плановите, финансовите и отчетните показатели;

Освен това всички тези действия трябва да бъдат документирани, съгласувани и одобрени от всички заинтересовани и отговорни страни.

Фаза "Изпълнение на проекта". По време на основната работа по внедряването се създава, инсталира и конфигурира системната среда, определят се процедурите за администриране на системата и се инсталират основни хардуерни и софтуерни системи и приложения. Системата конфигурира организационната, кадровата и организационно-функционалната структура на предприятието, като използва такива организационни единици като клон, отдел, отдел, работна група и др.

Фигура 12 - Приблизително съдържание на хранилището на проекта за изпълнение

Извършва се инсталиране, конфигуриране и настройка на мрежови и телекомуникационни инструменти, прехвърлят се данни от предишни локални системи и се създават интерфейси с наследени и външни системи. В същото време всички създадени модели, планове, работещи софтуерни продукти и документация се поставят в хранилището от край до край на проекта за внедряване (фиг. 12). Важна част от това хранилище е документационната система, генерирана в рамките на проекта (фиг. 13).

Фигура 13 - Приблизителен състав на документацията за процеса на внедряване на информационната система

Разработват се систематични проблеми със сигурността на работата на системата в многопотребителски режим. Създават се приложения, шаблони, отчети, формуляри за клиентски достъп и се раздават потребителски права. Всички системи се тестват в "боен режим" с участието на всички заинтересовани страни.

След приключване на фазата на изпълнение проектът за изпълнение се счита за завършен. Информационната система е въведена в експлоатация.

Контролни въпроси

1. Какво е „отворена информационна система“? Избройте основните свойства на отворените системи.

2. Опишете същността на съвременния процесен подход за управление на дейността на предприятието и използването на този подход при разработването на информационни системи.

3. Какви модели и как се използват при проектирането на информационни системи?

4. Какви софтуерни средства се използват за моделиране на процесите при разработването на информационни системи?

5. Въз основа на какви данни и информация са разработени моделите на състояние КАКВОТО Е и КАКВОТО ДА БЪДЕ?

6. Кой в компанията се занимава с разработването, внедряването и развитието на IP? Кой участва в изготвянето на технически спецификации за разработка на IP?

7. Назовете основните етапи на проектирането на информационните технологии.

8. Избройте етапите от жизнения цикъл на информационната система.

9. На какъв етап от разработването и внедряването на ИС се обучава персоналът на фирмата?

10. Избройте основните фази на внедряване на ИС.

Въведение

Необходимостта от успешна работа в ожесточена конкурентна среда диктува своите изисквания за ефективност на бизнес процесите на предприятието. Решаването на проблема с повишаването на ефективността е неразривно свързано с осигуряването на информационна поддръжка на процесите, така че днес почти никой не се съмнява в необходимостта от изграждане на корпоративна информационна система. Повечето вземащи решения в тази област споделят мнението, че въпросите за изграждане на информационна система трябва да се разглеждат в контекста на подобряване на бизнес процесите. Също така има ясно разбиране, че най-ефективната система ще бъде тази, която осигурява непрекъсната информационна поддръжка на производствения цикъл - от разработването на нов продукт до пускането на готови продукти.

В същото време, въпреки високата готовност на предприятията за внедряване на информационни системи, подходите за тяхното изграждане и методи за внедряване са, меко казано, разнообразни. В същото време всяко предприятие, което започва да внедрява информационна система, се стреми да извърши този процес във възможно най-кратки срокове и с високо качество, поради което поставя повишени изисквания към организацията на процеса на внедряване. Съвременните методи за внедряване се основават на така наречения процесен подход, а самото такова внедряване обикновено се нарича процесно-ориентирано или просто процесно-базирано. Ще говорим подробно за същността на процесния подход малко по-късно, но засега отбелязваме, че самата възможност за неговото използване налага определени изисквания към внедряваната система. На първо място, такава система изисква способността за възпроизвеждане на бизнес процесите на предприятието и наличието на инструменти за тяхното подобряване. Сред другите изисквания, ключовите са наличието на унифицирана информационна среда и възможността потребителите да си сътрудничат с едни и същи информационни обекти.

Известно е, че процесите на планиране и управление на производството се основават на информация, която се появява на етапа на проектиране и технологична подготовка на производството. Следователно ефективността на цялата информационна система пряко зависи от уместността и пълнотата на данните, получени на този етап. С други думи, проектирането и технологичната подготовка на производството служат като информационна основа за решаване на производствени проблеми.

Автоматизацията на работата на дизайнерите и технолозите започна с разработването на автоматизирани работни станции (автоматизирани работни станции), тоест средства за решаване на инженерни проблеми и издаване на съответната документация. Когато големи обеми информация започнаха да се появяват в електронен вид, се появи необходимостта от управление на тази информация - PDM и PLM системите започнаха да се появяват на сцената. По този начин резултатите от работата на локалните инструменти за автоматизация се интегрират от трета система и локалните работни станции могат да използват обща справочна информация.

В нашия случай имаме работа с принципно различен начин на работа с дизайнерска и технологична информация. Системата TechnologiCS (и ще говорим за нея в бъдеще) е преди всичко централизирано съхранение на информация за продукти (база данни). От тази гледна точка тя е много подобна на традиционните системи за управление на предприятието (EMS). Съществува обаче съществена разлика, която позволява да се преодолее традиционният недостатък на подобни системи - липсата на релевантност на данните и честата необходимост от повторно въвеждане на информация. TechnologiCS предоставя на собствениците на информация - дизайнери и технолози - възможността да работят директно с базата данни. В този случай достъпът до базата данни се осъществява чрез удобен интерфейс, във всеки конкретен случай насочен към изпълнение на определена функция (подобно на автоматизирано работно място); Осигурени са и всички необходими средства за автоматизация за решаване на инженерни проблеми.

Задачата на авторите на тези редове не включва изчерпателен сравнителен преглед на всички известни методи за изграждане на информационни системи, още повече че различните източници тълкуват концепцията за единна информационна среда по различен начин. Нека отбележим само един очевиден факт: възможността потребителите да работят заедно с едни и същи информационни обекти (например състав на продукт или технологичен процес) е възможна с метода за изграждане на информационна система, който е внедрен в TechnologiCS.

Предмет на по-нататъшно разглеждане ще бъде подготовката за внедряване на информационна система в областта на проектирането и технологичната подготовка на производството (на примера на голямо машиностроително предприятие - Новосибирския завод за химически концентрати).

Процесен подход

Бизнес процес обикновено се разбира като верига от логически свързани повтарящи се действия, които съвместно изпълняват определена бизнес задача или цел на предприятието. Съвременната процесно-ориентирана организация (фиг. 1) е набор от специализирани функционални отдели, от една страна, и набор от бизнес процеси, от друга. Във всеки от отделите се изпълняват отделни функции на бизнес процеси, а служителите на такива организации, в допълнение към класическото функционално подчинение, са подчинени в рамките на изпълняваните бизнес процеси на съответните собственици на тези процеси.

Трябва да признаем, че днес много машиностроителни предприятия в Русия са функционално ориентирани организации (фиг. 2), чиято структура, за разлика от процесните организации, има вертикална топология, изградена в съответствие с изпълняваните функции, и строга йерархична подчинение отгоре надолу.

Недостатъците на такава организация са липсата на собственици на процеси, отговорни за крайния резултат, наличието на неволна разрушителна конкуренция между отделите и изолацията на служителите от крайния резултат. Бизнес процесите на такива предприятия са сегментирани, т.е. съществуват в отделни функционални подразделения, а ефективността на функциите, изпълнявани от отделни структури, често се постига в ущърб на ефективността на целия процес. В такава организация взаимодействието и обменът на информация между отделите е изключително сложен; опитът за внедряване на информационна система в такива предприятия чрез последователна автоматизация на отделни функции води в най-добрия случай до невъзможност за интегриране на внедрената функционалност, а в най-лошия - до провала на проекта. След като е похарчила значителни суми пари, компанията не получава очакваната възвръщаемост на инвестицията.

При внедряването на информационни системи във функционално ориентирани организации проблемът с преструктурирането на дейността на предприятието в контекста на разбирането и подобряването на бизнес процесите се оказва много остър. Процесният подход е призован да промени ситуацията, тоест използването на система от процеси в организацията, заедно с тяхното идентифициране и взаимодействие, както и управление на процесите. Предимствата на този подход стават очевидни при сравняване на процесната и функционалната организация, а допълнителен аргумент в негова полза е фокусът върху използването на процесния подход в системата за управление на качеството:

Функционална и процесна реализация на ИС

Подходите за внедряване на информационни системи също могат да бъдат функционални или процесни. В същото време съществените разлики между двата различни подхода са ясно видими още на етапа на изготвяне на проекта за изпълнение.

Ако едно предприятие ще автоматизира дейностите на отделни служители или услуги на предприятието (по отношение на нашата предметна област, ние, като правило, говорим за инструменти на дизайнери или технолози), тогава има функционален подход: желание за автоматизиране на отделни функции на предприятието. Най-добрият възможен резултат от такава автоматизация е намаляване на времето за изпълнение и повишаване на качеството на тези функции (в този случай разработването на подходяща документация). В същото време от системата обикновено се изисква да предоставя на потребителите максимално удобство при изпълнение на съответните функции, а въпросите за по-нататъшното използване на възникваща информация остават на заден план.

Много по-голям ефект може да се постигне чрез прилагане на процесния подход и внедряване на процесно внедряване. Обект на автоматизация в този случай са бизнес процесите от край до край - следователно, когато задавате задача, е много важно правилно да идентифицирате тези, които трябва да бъдат изпълнени с помощта на информационната система. Разбира се, изборът на процеси за автоматизиране трябва да е съобразен с корпоративната стратегия за повишаване на ефективността. Избраните бизнес процеси се анализират и след това се проектират от гледна точка на внедряване в информационната система. С този подход се постига синергичен ефект от автоматизацията на отделните функции, тъй като системата организира съвместната дейност на служителите и службите на предприятието. На базата на проектираните процеси се определя обемът на внедрена функционалност (конфигурация на работното място), който покрива нуждите на процесите и едва след това избраните процеси се внедряват в системата.

Дейностите преди изпълнението се отнасят до подготвителния етап на проекта за изпълнение. В случай на функционално изпълнение подготовката отнема кратко време: в началните етапи функционалният подход може да доведе до бързи резултати. Подготовката за внедряване на процеса изисква доста дълго време и по-значителни разходи - но това внедряване осигурява резултати от фундаментално различно ниво, многократно надхвърлящо всички възможни предимства на първия вариант.

Говорейки за внедряване на процеси, не можем да не споменем инструментите, използвани за моделиране на бизнес процеси. Самият процесен подход не налага специални изисквания към инструментите за описване и проектиране на бизнес процеси, но използването на специализирани инструменти вместо стандартни офис програми има много неоспорими предимства. Сред многото инструменти на пазара вероятно най-ефективният е софтуерният продукт ARIS (това заключение се потвърждава от резултатите от изследването, публикувано от Gartner Group през януари 2004 г.). ARIS (Архитектура на интегрирани информационни системи) е методология и фамилия софтуерни продукти, базирани на нея, разработени от IDS Scheer. За да дадем някаква представа за ARIS, ние изброяваме основните му предимства:

представяне на бизнес процеси под формата на графични модели;

наличие на единен стандарт за моделиране;

ориентация към процесния подход;

наличието на едно хранилище (база данни), което ви позволява да използвате едни и същи обекти в различни диаграми, комбинирайки различни гледни точки върху организацията;

възможност за генериране на различни отчети на базата на разработения модел, включително отчети, специално разработени от потребителя;

възможност за организиране на сътрудничество в Интернет и Интранет.

В допълнение, разработчикът на ARIS е консултантска компания, което означава бързо внедряване на софтуерни модули, фокусирани върху използването на нови техники и като се вземе предвид опитът на консултантите в по-нататъшното развитие на системата.

Информационен системен и процесен подход

Нека да разгледаме няколко типични случая на автоматизация в производствено предприятие.

Липса на автоматизация.

Бизнес единиците използват само хартиени документи. Получавайки информация под формата на документи от външния свят или от други отдели, те я обработват в съответствие със своите функции, генерирайки нови документи, които се въвеждат към други услуги или се изпращат към външния свят.

Основният носител на информация е документ, обработката на информацията е последователна.

Предприятието работи с автоматизирана система за управление (АСУ).

Наред с директното използване на хартиени документи (случай 1), част от тях се въвеждат в системата за последваща обработка и получаване на обобщена информация. Агрегираните данни (отново под формата на хартиени документи) се използват от услугите, които консумират тази информация. Въпреки очевидните предимства, този метод има също толкова очевидни недостатъци. Достатъчно е да се каже, че корпоративната база данни е разделена от документи от източника на информация (дизайнер, технолог) и нейния потребител (MTS услуги, планиране, производствени отдели). Определено време се изразходва за въвеждане на информация, което означава, че нивото на релевантност на данните намалява и вероятността от грешки както при въвеждане, така и при използване на данни се увеличава.

В този случай, въпреки появата на централизирано информационно хранилище (база данни), естеството на бизнес процесите остава практически непроменено в сравнение с първия вариант. Последователният характер на обработката на информацията също остава непроменен.

Опции, използващи локални инструменти за автоматизация.

Когато едно предприятие индивидуално автоматизира определени функции, се появява картина на така наречената пачуърк автоматизация. Качеството на изпълнение на тези функции несъмнено става по-високо и времето за тяхното изпълнение се намалява, но резултатите от работата на локалните системи са въплътени под формата на същите документи. Методът на обработка на документи също не се променя (включително при взаимодействие с автоматизирани системи за управление) и няма значение дали документите се отпечатват на хартия или се обменят електронни файлове.

Използването на традиционните PDM и PLM системи ще оставим извън рамките на разговора - това е тема за отделна дискусия. Освен това, както вече беше споменато, съществуват различни тълкувания на самото понятие „единна информационна среда“ и принципите за организиране на съвместна работа с информация...

Какво дава внедряването на системата TechnologiCS по отношение на прилагане на процесния подход и подобряване на бизнес процесите?

Единната информационна среда на източниците и потребителите на информация, на първо място, ви позволява радикално да промените предназначението на хартиен документ и да го разглеждате не като носител на информация, а като отчет, генериран въз основа на съответния информационен обект на базата данни. Хартиеният документ става носител на правен статут и представлява набор от данни от базата данни, отпечатани върху формуляр. В този случай файлът (електронен документ) се съхранява в централизиран електронен архив, който е неразделна част от системата и е свързан с обекта на базата данни, на базата на който е получен. Създателите на информация (дизайнери, технолози) и нейните потребители работят директно със съответния информационен обект, като същевременно имат достъп до електронни документи в рамките на правата, предоставени им от системата. Процедурата за организиране на работа с документи при използването им като информационни носители и отчети на бази данни е показана на диаграмите (фиг. 3, 4).

Нека изброим основните предимства на разглеждания метод на работа - от гледна точка на организиране на процесите в предприятието:

Реалната съвместна работа с информация в повечето случаи ни позволява да преминем от последователен метод на обработка на информация към паралелен. С други думи, става възможно паралелизиране на бизнес процеса, значително намаляване на времето за разработка и спестяване на време за такива операции като одобрение, одобрение на документация и извършване на дизайнерски и технологични промени.

Работата в единна информационна среда прави процеса прозрачен и управляем; всеки участник вижда както резултата, така и собствената си роля в процеса. Тази организация на работа ви позволява да изградите верига на взаимодействие между функционалните звена и отделните служители в рамките на процеса.

При проектирането на процеси, като се вземе предвид използването на информационна система, като правило се идентифицират редица документи, които напълно или частично се дублират един друг, както и документи, които могат да бъдат напълно извадени от употреба, тъй като информацията, която те съдържат, може да се получи по много по-ефективен начин.

Документ, получен под формата на отчет от база данни и съхраняван в архив, става част от информационната база на предприятието и неговата интелектуална собственост. Това намалява влиянието на човешкия фактор, както и риска от изкривяване или загуба на информация.

За съжаление предимствата на този метод за работа с информация, които изброихме, създават определени проблеми при внедряването на информационни системи. Функционалните подразделения на предприятието обикновено предпочитат да установят ред в своята функционална област и не са склонни да станат част от по-голямо цяло. Отделът се стреми да усъвършенства и подобрява собствените си функции, не мисли твърде много за ефективността на целия процес и без много ентусиазъм възприема необходимостта от реорганизиране на дейностите в съответствие с изискванията за оптимизиране на бизнес процесите:

Принципите, на които се основават съвременните ИТ, включват организация на съвместната дейност на служителите на предприятието и са израз на процесния подход. Приемайки процесен подход, едно предприятие със сигурност трябва да приеме и да се съгласи с концепцията за внедряване на процеса. В противен случай проектът ще бъде обречен на провал още с първите стъпки.

Известно е, че идеални системи няма – и системата TechnologiCS, въпреки непрекъснатото си усъвършенстване и бързо развитие, не прави изключение в този смисъл. Когато се внедри, той налага някои ограничения върху начина, по който се изпълняват процесите, така че проектирането на процесите „както трябва да бъде“ се оказва неизбежен компромис между изискванията на процеса и възможностите на системата. Важно е, че TechnologiCS е в състояние да осигури цялостно, несегментирано изпълнение на проектирането и технологичната подготовка на производствените процеси, както и ефективното използване на данни за решаване на проблемите на производственото планиране и счетоводство, като по този начин гарантира автоматизация на процеса като цяло.

Опит в реални проекти

И така, достатъчно подробно обосновахме необходимостта от процесно-ориентирано внедряване на информационна система в предприятието. Разбира се, има редица важни въпроси, които трябва да бъдат разгледани при подготовката за прилагане. Опитът от организирането на големи проекти показва, че при обсъждане на предстоящата реализация с представители на предприятията обикновено възникват три основни проблема:

Липса на ясно дефинирана цел за изпълнение. Желанията на клиента често се свеждат до автоматизиране на получаването на всички документи, съществуващи в предприятието или внедряване на цялата функционалност на системата във възможно най-много отдели и служби.

Когато обсъждат подготвян проект, изпълнителят и предприятието клиент често говорят на различни езици, произнасяйки едни и същи думи. При липса на единно и недвусмислено разбиране на съществуващата ситуация, системните изисквания и крайната цел възникват неизбежни проблеми при изпълнението, което води до необоснован разход на допълнителни ресурси както от страна на изпълнителя, така и от страна на клиента.

Като правило, поради естествената устойчивост на всякакви промени, предприятията не са напълно готови да променят съществуващите бизнес процеси.

Решаването на тези проблеми на етапа на подготовка и изпълнението на редица дейности, предхождащи проекта за изпълнение, позволява да се намалят рисковете и в резултат на това да се намалят разходите по проекта, да се изпълни в най-кратки срокове и стриктно съгласно разработения план.

Нека дадем практически пример, обещан в самото начало на тази статия. Подходите, чиито предимства се опитахме да обосновем по-горе, бяха използвани при подготовката на проекта за внедряване на системата TechnologiCS за автоматизиране на процесите на проектиране и технологична подготовка на производството в Новосибирския завод за химически концентрати. Работата е извършена от екип по проекта, състоящ се от специалисти от CSoft, консултанти от Logika Business и служители на компанията.

Ръководството на предприятието не трябваше да бъде убедено в необходимостта от внедряване на процеси, особено след като малко преди това, под ръководството на консултанти от компанията Business Logic, в завода беше проведен пилотен проект за описание и подобряване на бизнес планирането процеси. Компанията показа висока готовност за промяна на бизнес процесите в посочената предметна област, а подробното запознаване с възможностите на TechnologiCS убеди клиента в фундаменталната приложимост на процесния подход - цялостна автоматизация на проектирането и технологичната подготовка на производствени процеси.

Като цяло проектът за внедряване на процес за информационна система включва следните етапи:

подготовка на проекти;

концептуален дизайн;

изпълнение;

финална подготовка;

въвеждане в експлоатация и поддръжка.

На етапа на подготовка се определят стандартите на проекта (включително стандартите за моделиране на бизнес процеси), а моделирането на бизнес процеси се извършва „както е“. Детайлността на разработката на модела и ресурсите, необходими за това, се определят до голяма степен от състоянието на предприятието.

Следващият етап включва проектиране на бизнес процеси „както трябва да бъдат“ от гледна точка на внедряване на процеси в информационната система. Използването на референтни модели, наричани още референтни модели или прототипни модели, ви позволява да получите оптимални резултати с минимални усилия. Те представляват модели на бизнес процеси, разработени на базата на най-успешния опит в реализирането на проекти в предприятия от този бранш.

На същия етап се изяснява детайлният обхват на проекта и се определят ролите на крайните потребители във връзка с функциите на изпълнявания бизнес процес.

Фазата на внедряване включва извършване на подходящо персонализиране на системата въз основа на модела на бизнес процеса „както трябва да бъде“, както и създаване на процесно-ориентирани курсове за обучение и потребителска документация.

По време на финалната подготовка се извършва процесно-ориентирано обучение на потребителите и тестване на бизнес процесите, внедрени в системата.

Въвеждането в експлоатация и последващата поддръжка са придружени от постоянен мониторинг на реализираните бизнес процеси. Тесните места се анализират, предоставя се потребителска поддръжка и процесите непрекъснато се подобряват.

За целите на тази статия ще се ограничим до преглед на първите два етапа на внедряване на системата в Новосибирския завод за химически концентрати.

Подготовка на проекта

Най-важната част от този етап беше разработването на стандарт за моделиране на бизнес процеси и подготовката на документа Споразумение за моделиране. Документът съдържа списък, свойства, правила за именуване, описание на връзката между диаграми и обекти, използвани за моделиране на бизнес процеси, както и графични обозначения, използвани при моделирането. Споразуменията за моделиране определят необходимото и достатъчно подмножество от методологията на ARIS за постигане на целите на моделирането и премахване на рисковете, свързани с недоразумения, които възникват между клиента и изпълнителя.

Интервюирането на експерти и изучаването на регулаторната документация на предприятието направи възможно създаването на модел на бизнес процесите „както е“. Моделът, създаден с помощта на ARIS инструменти, предостави проверка, след което групата за внедряване, заедно с експерти от предприятието, формулира предложения за подобряване на бизнес процесите. Имайте предвид, че създаването на модел „както е“ само по себе си ни позволява да разберем много от предимствата и слабостите на съществуващите бизнес процеси и следователно същността на необходимите промени:

Предложенията на експертите, съпоставени с концепцията, на която се основава TechnologiCS и анализ на нейната функционалност, позволиха ясно да се дефинира целта на проекта.

Пилотен проект за описание и подобряване на процесите на бизнес планиране, извършен в предприятието малко преди началото на внедряването, намали въздействието на риска, свързан с устойчивостта на предстоящи промени.

По този начин първоначалният етап на подготовка елиминира появата на проблеми, които биха могли значително да усложнят изпълнението.

Концептуален дизайн

Тази фаза започна с разработването на референтен модел, описващ функционалността и информационните обекти на системата TechnologiCS, като се вземат предвид изискванията на документа Споразумение за моделиране. Разработването на такъв модел позволи формализиран подход към решаването на проблема с проектирането на процеси „както трябва да бъде“, като се вземат предвид реалните възможности на системата и значително опрости работата на този етап.

След това, въз основа на общата концепция на системата, опита от реални внедрявания и като се вземат предвид предложенията, направени на предишния етап, беше извършен дизайнът на бизнес процесите „както трябва да бъде“. Въз основа на модела, създаден в ARIS, с помощта на специално разработени програми (скриптове за отчети), броят на работните места беше автоматично изчислен спрямо бизнес ролите и конкретните изпълнители на функциите на бизнес процесите. Профилите за оторизация бяха автоматично генерирани за всяка бизнес роля.

Резултатът от работата на този етап беше появата на подробен документ „План за преход към процеси „както трябва да бъде““ (фиг. 5).

Кратки изводи

Най-големият ефект от използването на информационна система може да се получи чрез директно свързване на задачите за нейното внедряване с използването на процесен подход, тоест изпълнение на процеса.

Моделирането на бизнес процеси е най-ефективно с помощта на специализирани инструменти и доказани методологии.

За да стане принципно възможно внедряването на информационна система, е необходимо още на етапа на вземане на решение и подготовка за внедряване да се извършат редица дейности, свързани както с анализ на ситуацията в предприятието, така и с анализ на самата информационна система.

Успешното внедряване на системата изисква значителна подготвителна работа.

Опитът, натрупан по време на подготовката за внедряване на системата TechnologiCS в голямо машиностроително предприятие, показа очевидни предимства на внедряването на процеса. Компанията започна процеса на внедряване на системата, притежавайки всички необходими познания в следните области:

Изпратете добрата си работа в базата от знания е лесно. Използвайте формата по-долу

Студенти, докторанти, млади учени, които използват базата от знания в обучението и работата си, ще ви бъдат много благодарни.

Подобни документи

Характеристики на проектирането на информационни системи, базирани на бази данни. Използване на CASE инструменти и описание на бизнес процеси в BP-Win. Етапи на проектиране на съвременни информационни системи, видове диаграми и визуално представяне на уебсайт.

курсова работа, добавена на 25.04.2012 г

Сравнителен анализ на хотелски информационни системи. Анализ и избор на CASE инструменти за моделиране на бизнес процеси. Визуални и математически модели на предметната област, избор на архитектура и платформа на информационната система, изграждане на база данни.

дисертация, добавена на 20.07.2014 г

Системи за автоматично проектиране. Сравнителен анализ на средства за проектиране на автоматизирани информационни системи. Експортирайте SQL код във физическата среда и попълнете базата данни със съдържание. Етапи на развитие и характеристики на Case tools.

курсова работа, добавена на 14.11.2017 г

Концепцията за CASE инструменти като софтуер, който поддържа процесите на създаване и поддържане на информационни системи (ИС). Характеристики на технологията IDEF за IP разработка. Описание на нотацията IDEF0. Разработване на функционални модели на бизнес процеси.

презентация, добавена на 04/07/2013

Преглед на принципите на изграждане и ефективно използване на системи за управление на бази данни, инструменти за автоматизация на дизайна на CASE. Анализ на възможностите на методологията и инструментите. Разработване на модел на хотелски бизнес процес в среда All Fusion.

курсова работа, добавена на 28.12.2012 г

Наличие на икономическа информационна система. Матрица на организационните проекции. Разработка на система от бази данни. Съвременни CASE инструменти. Основни етапи на развитие на информационните системи. Абсолютен показател и индекс на намаляване на разходите.

курсова работа, добавена на 14.03.2011 г

Основни принципи на разработката на софтуер: неговият класически жизнен цикъл, прототипиране, стратегии за проектиране, качествени модели на процесите на разработка. Приложение на паралелни алгоритми и CASE системи, критерии за оценка на тяхната ефективност.

курсова работа, добавена на 07.04.2015 г

Ролята на средствата за проектиране при създаване на информационна система. Предимства на инструментите за разработка на CASE Bpwin и Erwin, системи за търсене, коригиране на грешки в модела на данни на Model Validator. Разработване на модел на процесите на документооборот на предприятието.

тест, добавен на 24.06.2012 г

Управление на информационни системи

В почти всяка съвременна организация можем да наблюдаваме тясното преплитане на информационните технологии и бизнес процесите на основната дейност. Следователно внедряването (подмяната) на информационна система се оказва сериозна трансформация, често засягаща различни области на предприятието. В резултат на това в много случаи това се превръща в сложен и болезнен процес. Въпреки това проблемите, които възникват при внедряването на системата, вече са доста добре проучени и вече са създадени ефективни методи за решаването им, обединени в съответните стандарти (методологии).

Внедряването на информационна система не е просто инсталиране на софтуер, но и набор от трудоемки дейности като реинженеринг на бизнес процесите на предприятието и усъвършенстване на внедрения софтуер, както и обучение на служителите на предприятието за работа със системата.

Когато започваме да разглеждаме въпросите, свързани с организацията на внедряването на информационни системи, първо трябва да изясним значението на понятието „информационна система“. За съжаление, досега под информационна система често се разбира софтуерен пакет, което е напълно невярно и не позволява да се формира правилна представа за целите на проекта за внедряване.

Информационната система е сложен комплекс от разнородни компоненти, които взаимодействат помежду си и създават системните свойства, необходими на потребителя. Информационната система трябва да се разглежда като цялата корпоративна инфраструктура, участваща в процеса на управление на информационните и документните потоци и включва:

Технологични елементи, осигуряващи функционирането на системата:

Информационен модел на предметната област;

Човешки ресурси, отговорни за формирането и развитието на информационния модел;

Софтуерен пакет;

Човешки ресурси, отговорни за конфигурирането на софтуерния пакет;

Хардуерно-техническа база;

Оперативно-технически човешки ресурси;

Елементи за управление, осигуряващи организацията на работа на системата:

Регламент за разработване на информационния модел и правилата за извършване на промени в него;

Правила за техническа и потребителска поддръжка на програмния пакет;

Правила за извършване на промени в конфигурацията на софтуерния пакет и състава на неговите функционални модули;

Правила за използване на софтуерния пакет и инструкции за потребителя;

Правила за обучение и сертифициране на потребителите.

Задачата на проекта за внедряване на информационна система включва създаването (адаптирането) и пускането в продуктивна експлоатация на всички изброени по-горе елементи. Сложността на тази задача се доказва от разочароващите статистики за успеха на ИТ проектите, известни от резултатите от изследванията на Standish Group: през 1998 г. само 26% от проектите са завършени навреме, не надхвърлят бюджета и осигуряват изпълнението на предназначени функции.

Източниците на проблеми при внедряването на информационна система обхващат различни аспекти на частния проект и дейността на компанията като цяло. Те включват:

Липса на управление в предприятието;

Необходимостта от частична или пълна реорганизация на структурата на предприятието;

Необходимостта от промяна на бизнес технологията в различни аспекти;

Съпротива на служителите на предприятието;

Временно увеличаване на натовареността на служителите при внедряване на системата;

Необходимостта от формиране на квалифициран екип за внедряване и поддръжка на системата, избор на силен ръководител на екипа.

В допълнение, по време на процеса на внедряване е необходимо да се приложи единна ИТ стратегия на предприятието, която ще позволи адекватно комбиниране на разработването (създаването) на софтуерната и хардуерната част на системата паралелно с набор от работи за разработване съществуващата IT инфраструктура на компанията.

Значителна част от проблемите на проектите за изпълнение се причиняват от доста типични грешки, които са известни, но въпреки това често се повтарят:

Проектиране на системи без отчитане на стратегията за развитие на бизнеса - необходимо е да си представите структурата и мащаба на бизнеса в бъдеще за поне 3 години;

Нарушаване на принципа за изграждане на система отгоре надолу и, като следствие, липсата на информационна подкрепа за вземане на управленски решения на горните нива на управление;

Прекомерна страст към реинженеринг на бизнес процеси и понякога неоправдано подчинение на изискванията на стандартната функционалност на основната ERP система;

Фундаментален редизайн на базовата функционалност на ERP системата;

Нереалистични очаквания поради неправилна оценка на рентабилността на внедряване на ERP система.

В същото време натрупаният опит в внедряването на информационни системи показва наличието на стабилна група от фактори за успех на такива проекти и, като следствие, възможността за разработване на технология за успешно управление на проект за внедряване, като се вземат предвид тези фактори. Рационалната организация на проектите за внедряване на информационни системи е описана в стандарти (международни, държавни, корпоративни), които често се наричат методологии за внедряване.

Фактори за успех на проекта за изпълнение

Методологиите за внедряване обикновено се разработват от водещи производители на информационни системи, като се вземат предвид характеристиките на техните софтуерни продукти, както и обхватът на внедряване. Положителната страна на такива стандарти е тяхната практическа ориентация. Те представляват дълбоко проучени, доказани, многократно тествани работни инструкции и шаблони на проектни документи. Такива стандарти обикновено са далеч от теоретичните абстракции, фокусирани върху характеристиките на конкретни системи и съдържат най-добрия опит. Но стандартите имат и отрицателни страни: дори методологиите, предназначени за системи от подобен клас, не са взаимозаменяеми. Например, методологията за внедряване на системата на Microsoft Axapta до голяма степен е насочена към управление на настройките и модификациите на модулите; и при внедряване на функционално подобни SAP или ORACLE EBS модули преобладава идеологията на бизнес реинженеринга, при който от организацията се иска да промени своите бизнес процеси, като ги адаптира към „най-добрите практики“, записани в системата. Най-известните примери за методологии включват следния, далеч не изчерпателен списък:

Разработки на Microsoft - методологии "OnTarget", "MSF (Microsoft Solutions Framework)", "Business Solutions Partner Methodology";

Разработки на компанията SAP - методологии "SAP Procedural Model", "ASAP (Accelerated SAP)";

Разработки на компанията Oracle - набор от методологии "Oracle Method".

Такова разнообразие от стандарти позволява на организациите да избират рационална стратегия въз основа на тях и да формулират свои собствени процедури за прилагане, т.е. да не „преоткриват колелото“ и в същото време да осигурят конкурентни предимства. Адаптирането на методологиите към нуждите на конкретно предприятие се състои не толкова в превод на текстове и шаблони на документи на руски език, а в коригиране на подходи, като се вземат предвид руските условия. В този случай сроковете и последователността от задачи, препоръчани от стандартите, обикновено се преразглеждат, създават се методи за събиране, проверка и конвертиране на изходни данни и се разработват решения за интеграция с наследени системи.

За Клиента на информационната система основните резултати от използването на методологията са:

Създаване на решение, което оптимално отговаря на изискванията на клиента;

Максимално ефективно използване на ресурсите на проекта;

Минимизиране на времето и разходите за изпълнение;

Намаляване на рисковете по проекта.

В същото време организирането на работа в съответствие с документирана методология също е полезно за разработчика на системата:

Появява се методическа основа за обучение на нови служители в стандартните методи за внедряване;

Намаляват се вътрешните разходи за организиране и изпълнение на проекти;

Подобрява се взаимодействието и взаимното разбирателство между членовете на екипа по проекта;

Повишава се ефективността на споделяне на ресурси между проекти и екипи.

Въпреки разнообразието от съществуващи методологии, тяхното съдържание включва следните компоненти: описание на състава и структурата на работния пакет на проекта за изпълнение, правилата за управление на такъв проект и организационната структура на екипа за изпълнение.

Структурирането на набор от работи се състои предимно от идентифициране на фази (етапи) на проекта. Разделянето на проекта на фази (с продължителност 3-4 месеца) се дължи на високата сложност на проектите и значителното време, изразходвано за внедряване на информационни системи, ви позволява да получите значителни резултати за по-кратко време и да реализирате следните предимства при организирането на проекта:

Данните от проектната документация не остаряват;

След завършване на всяка фаза на проекта става възможно изясняването или коригирането на задачите, които трябва да бъдат решени в следващите фази;

Рисковете по проекта, причинени от организационни промени в предприятието на клиента по време на проекта, са намалени;

Бюджетът на проекта и графикът на плащанията са оптимизирани.

Съставът на етапите на проекта и разпределението на работата по етапи зависи от конкретната методология, но е възможно да се идентифицира типичен състав от етапи, които присъстват в различна степен във всички методологии и се определят от самата логика на изпълнение. Това са етапите на дефиниране на проекта, изследване на обекта за автоматизация, анализиране на резултатите от изследването и разработване на дизайна на системата, създаване (конфигуриране) на системата, въвеждане на системата в експлоатация и поддръжка на системата.

Следващата стъпка е да се идентифицират процеси (комплекти от работа), извършвани на различни етапи от проектите. Съставът и последователността на изпълнение на процесите се определят от специфична методология и служат като основа за планиране на проекта - за изграждане на йерархична структура на работа.

По този начин методологията за внедряване е изградена като пресечната точка на две различни области на знанието: специфична технология за създаване на продукт - информационна система - и доста универсална технология за управление на проектни дейности.

Компоненти на методиката за внедряване

Основни етапи на внедряване на информационна система

1. Идентифициране на основните информационни потоци в предприятието, формиране на база от основна нормативна и справочна документация и нейното съгласуване.

На този етап се определят основните информационни потоци на предприятието и проблемите, които могат да възникнат по време на изпълнението (например липсата на първични документи, нормативна и справочна документация, стандарти и др.). Създава се и се проверява база данни с основна нормативна референтна документация. Въз основа на резултатите от това проучване се формира документ, подписан от всички участници в проекта за изпълнение, в който се описват всички идентифицирани проблеми и се очертават начини за тяхното отстраняване. Успехът на целия проект като цяло често зависи от качеството на този етап и пълнотата на изготвения документ. Трябва да се отбележи, че необходимо условие за успеха на целия проект за изпълнение е неговата детайлна документация.

2. Изграждане на информационно-функционален модел на дейността на предприятието (IDEF), описание и оптимизиране на процесите, подлежащи на автоматизация.

В допълнение към изграждането на информационен и функционален модел на дейността на предприятието, на този етап се разработват и съгласуват настройките на директориите и системните класификатори. При необходимост се вземат решения за промяна на съществуващите счетоводни практики или функционални модели. Наличието на корпоративни стандарти (които обикновено не съществуват в Украйна) е много важно тук. На този етап корпоративните счетоводни стандарти трябва да бъдат създадени или анализирани за пълнота. Тази задача може да бъде изпълнена само от добре обучен персонал или външни консултанти. Основното изискване в този случай е наличието на всички справочници и класификатори, необходими за функционирането на системата (единен класификатор на продукти, стоки и материали; сметкоплан и аналитични характеристики на счетоводството; указатели на длъжници и кредитори, указател на основните стопански операции, стандарти за отчитане на движението на материални и парични активи и др.) и съответствие на принципите на тяхната организация с изискванията на системата.

Моделирането на корпоративни бизнес процеси също е силно желателно, тъй като ви позволява да сте добре подготвени за внедряване. Моделирането трябва да се извършва от добре обучени служители на предприятието клиент с участието на висококвалифицирани консултанти и създадения модел да е свързан с бизнес стандартите и с бъдещата система. След обучението групата за изпълнение разработва подробен план за проекта за изпълнение, който включва въпроси като отговорностите на участниците в проекта, началната и крайната дата на работа, както и други свързани задачи, които могат да бъдат решени паралелно. Работата се извършва съвместно от екипа за изпълнение и външни консултанти.

3. Изпълнение на пилотен проект.

На този етап всички дейности на предприятието са напълно моделирани. В отделните подразделения на предприятието в системата се въвеждат действителни данни (в ограничена степен) и бизнес функциите се тестват последователно чрез симулиране на реални ситуации от дейността на предприятието (в условия, възможно най-близки до реалността). Взаимната работа на отделите се разработва въз основа на пилотни примери. Въз основа на резултатите от пилотния пример ръководството на предприятието взема решение за пълномащабно внедряване на системата.

4. Адаптиране на системата в предприятието.

По време на този етап системата се конфигурира в съответствие с плана на проекта за внедряване и отделните модули и функции се тестват от екипа за внедряване. Крайните потребители се обучават да работят с конфигурираната система директно на работните си места. В този случай системата за ограничаване на достъпа на крайния потребител до информация трябва вече да е инсталирана и конфигурирана. Обучението се извършва от членове на групата за внедряване - служители на предприятието клиент.

5. Пробна експлоатация на ERP_системата.

По време на този етап клиентът трябва да гарантира, че функционалността, получена в резултат на конфигуриране на системата, напълно отговаря на изискванията на предприятието. На този етап се поддържа двойно въвеждане на данни в старата и новата система. По време на пробна експлоатация: генерират се стандартни отчети (чрез ERP системата и по обичайните начини) и се извършва проверка на данните; системата се въвежда постепенно в действие, в отделни сфери на счетоводството или управлението; документират се инструкции за поддържане на работните места и се коригират длъжностните характеристики на участниците в счетоводния процес и др.

6. Въвеждане на системата в търговска експлоатация.

Изготвя се план за въвеждане на внедрената система в търговска експлоатация и се определят работни процедури и график за преминаване на крайните потребители към работа в новата система. След това тези планове се изпълняват последователно. Конвертират се най-необходимите данни от наследени системи.

7. Поддръжка на промишлена експлоатация.

Текст на статията

Баламирзоев Назим Лиодинович, кандидат на икономическите науки, старши преподавател в катедрата по икономика и управление в нефтената и газовата промишленост, Дагестански държавен технически университет, Махачкала [имейл защитен]

Проблеми на внедряването на информационна система за управление на предприятието

Анотация. В статията се разглеждат основните проблеми и задачи, които възникват в повечето случаи при внедряването на информационни системи за управление на предприятието и препоръки за тяхното решаване. Ключови думи: информационни системи, информационен процес, информация, предприятие, организация, фирма.

Внедряването на информационна система за управление на предприятието, както всяка голяма трансформация в предприятието, е сложен и често болезнен процес. Въпреки това, някои проблеми, които възникват при внедряването на системата, са доста добре проучени, формализирани и имат ефективни методологии за решаване. Предварителното изучаване на тези проблеми и подготовката им значително улесняват процеса на внедряване и повишават ефективността на по-нататъшното използване на системата проблеми и задачи, които изискват специално внимание при тяхното решаване:

липса на поставяне на управленски задачи в предприятието;

необходимостта от частична или пълна реорганизация на структурата на предприятието;

необходимостта от промяна на бизнес технологията в различни аспекти;

съпротива от служители на компанията;

временно увеличаване на натоварването на служителите по време на внедряване на информационна система за управление на предприятието; необходимост от формиране на квалифициран екип за внедряване и поддръжка на системата, като сега ще опишем по-подробно тези точки. Липсата на поставяне на управленски задачи в предприятието Вероятно този момент е най-важният и труден. На пръв поглед темата му повтаря съдържанието на втори параграф, посветен на реорганизацията на структурата на предприятието. Всъщност обаче той е по-глобален и включва не само методологии за управление, но и философски и психологически аспекти. Факт е, че повечето мениджъри управляват своето предприятие само въз основа на своя опит, своята интуиция, своята визия и много неструктурирани данни за неговото състояние и динамика. По правило, ако от мениджъра се иска да опише под каквато и да е форма структурата на дейността на своето предприятие или набор от разпоредби, въз основа на които той взема управленски решения, въпросът бързо стига до задънена улица най-важният фактор, влияещ върху успеха на дейността на предприятието като цяло и върху успеха на проекта за автоматизация. Например, напълно безполезно е да се внедри автоматизирана система за бюджетиране, ако самото бюджетиране не е правилно внедрено в предприятието, като определен последователен процес, в момента в Русия националният подход към управлението не е напълно развит в момента руският мениджмънт е експлозивна смес от теорията на западния мениджмънт (която в много отношения не е адекватна на съществуващата ситуация) и съветско-руския опит, който, въпреки че в много отношения е в хармония с общите принципи на живота, но вече не отговаря на Следователно, първото нещо, което трябва да се направи, за да може проектът за внедряване на информационна система за управление на предприятието да бъде успешен, да се формализират възможно най-много всички тези контролни вериги, които всъщност са планирани да бъдат. автоматизиран. В повечето случаи това не може да се постигне без участието на професионални консултанти, но от опит разходите за консултанти просто не са сравними със загубите от неуспешен проект за автоматизация.2. Необходимостта от частична реорганизация на структурата и дейността на предприятието при въвеждане на информационна система за управление на предприятието. Преди да започне внедряването на информационна система за управление в предприятието, обикновено е необходимо да се извърши частична реорганизация на неговата структура и бизнес технологии. Ето защо един от най-важните етапи на проекта за внедряване е пълното и надеждно изследване на предприятието във всички аспекти на неговата дейност. Въз основа на заключението, получено в резултат на проучването, се изгражда цялата по-нататъшна схема за изграждане на корпоративна информационна система. Несъмнено е възможно всичко да се автоматизира на принципа „както е“, но това не трябва да се прави поради редица причини. Факт е, че в резултат на проучването обикновено се записват голям брой места, където възникват необосновани допълнителни разходи, както и противоречия в организационната структура, премахването на които би намалило производствените и логистичните разходи, както и значително намаляване на времето за изпълнение на различни етапи от основните бизнес процеси. Образно казано, не можете да автоматизирате хаоса, защото това ще доведе до „автоматизиран хаос“. Под термина реорганизация нямам предвид дори реинженеринг в неговия класически западен смисъл, с пълно преструктуриране на всички вътрешноикономически и търговски дейности. Реорганизация може да се извърши в редица локални точки, където това е обективно необходимо, което няма да доведе до забележим спад в дейността на текущите търговски дейности.3. Необходимостта от промяна на технологията на работа с информация и принципите на правене на бизнес. Една ефективно изградена информационна система не може да не промени съществуващата технология на планиране, бюджетиране и контрол, както и управление на бизнес процесите Най-важните характеристики на корпоративната информационна система за мениджъра са управленските модули счетоводство и финансов контрол. Вече всяка функционална единица може да се определи като финансово-счетоводен център, със съответно ниво на финансова отговорност на нейния ръководител. Това от своя страна увеличава отговорността на всеки от тези мениджъри и предоставя на висшите мениджъри ефективни инструменти за ясен контрол върху изпълнението на индивидуалните планове и бюджети. С информационна система за управление на предприятието мениджърът може да получава актуални актуална и надеждна информация за всички аспекти от дейността на компанията, без временни забавяния и излишни преносни връзки. Освен това информацията се представя на мениджъра в удобна форма „от листа“ при липса на човешки фактори, които могат да предубедени или субективно интерпретират информацията по време на предаване. Въпреки това би било честно да се отбележи, че някои мениджъри не са свикнали да вземат управленски решения върху информацията в нейния чист вид, освен ако тя не е придружена от мнението на лицето, което я е доставило. Този подход по принцип има право на живот, дори ако има информационна система за управление на предприятието, но често се отразява негативно на обективността на управлението. Въвеждането на информационна система за управление на предприятието прави значителни промени в управлението на бизнес процесите. Всеки документ, който показва в информационното поле напредъка или завършването на конкретен бизнес процес от край до край, се създава автоматично в интегрираната система на базата на първичния документ, който е отворил процеса. Служителите, отговорни за този бизнес процес, само наблюдават и при необходимост правят промени в позициите на генерираните от системата документи. Например, клиент е направил поръчка за продукти, които трябва да бъдат изпълнени до определена дата от месеца. Поръчката се въвежда в системата, въз основа на нея системата автоматично създава фактура (базирана на съществуващи алгоритми за ценообразуване), фактурата се изпраща на клиента, а поръчката се изпраща в производствения модул, където се поръчва типът продукт се разделя на отделни компоненти. Въз основа на списъка с компоненти в модула за покупки, системата създава поръчки за закупуването им, а производственият модул съответно оптимизира производствената програма, така че поръчката да бъде изпълнена навреме. Естествено, в реалния живот има различни варианти за неизбежни смущения в доставката на поръчка. Повреди на оборудването и др. Следователно, всеки етап от изпълнението на поръчката трябва да бъде строго контролиран от кръга служители, отговорни за него, които, ако е необходимо, трябва да създадат управленско въздействие върху системата, за да избегнат или намалят нежеланите последствия. Не трябва да приемате, че работата с информационната система за управление на предприятието ще стане по-лесна. Напротив, значителното намаляване на бумащината ускорява процеса и подобрява качеството на обработка на поръчките, повишава конкурентоспособността и рентабилността на предприятието като цяло и всичко това изисква по-голямо хладнокръвие, компетентност и отговорност на изпълнителите. Възможно е съществуващата производствена база да не се справи с новия поток от информация за хода на производствения процес, а също така ще се наложи въвеждането на организационни и технологични реформи, които впоследствие ще имат положително въздействие върху просперитета на предприятие. 4. Съпротива на служителите на предприятието При внедряването на информационни системи за управление на предприятието в повечето случаи има активна съпротива от местни служители, което е сериозна пречка за консултантите и е напълно в състояние да наруши или значително да забави проекта за внедряване. Това се дължи на няколко човешки фактора: обикновен страх от иновации, консерватизъм (например, складодържател, който е работил 20 години с хартиен или частично автоматизиран шкаф за архивиране, обикновено намира за психологически трудно да премине към компютър), страх от загуба на работа или загуба на своята незаменимост, страх от значително увеличаване на отговорността за действията си. Мениджърите на предприятие, които са решили да автоматизират своя бизнес, в такива случаи трябва по всякакъв начин да съдействат на отговорната група от специалисти, извършващи внедряването на информационната система за управление на предприятието, да провеждат разяснителна работа с персонала и освен това: Създайте сред служителите на всички нива силно усещане за неизбежност на изпълнението;

дайте достатъчно правомощия на ръководителя на проекта за внедряване, тъй като съпротивата понякога (често подсъзнателно или в резултат на неоправдани амбиции) възниква дори на ниво топ мениджъри;

винаги подкрепя всички организационни решения по въпроси на изпълнението чрез издаване на подходящи заповеди и писмени инструкции.5. Временно увеличаване на натоварването на служителите при внедряване на система за управление на предприятието На някои етапи от внедряването на проекта натоварването на служителите на компанията временно се увеличава. Това се дължи на факта, че в допълнение към изпълнението на нормалните работни задължения служителите трябва да усвояват нови знания и технологии. По време на пробната експлоатация и по време на прехода към промишлена експлоатация на системата за известно време е необходимо да се извършва бизнес, както в новата система, и да продължи да се извършва по традиционни начини (поддържане на хартиен документооборот и съществуващи системи). В тази връзка някои етапи от проекта за внедряване на системата могат да бъдат отложени под предлог, че служителите вече имат достатъчно спешна работа по предназначение, а овладяването на системата е второстепенна и разсейваща дейност. В такива случаи ръководителят на предприятието, в допълнение към провеждането на разяснителна работа със служители, които избягват развитието на нови технологии, трябва:

повишаване на нивото на мотивация на служителите да овладеят системата под формата на стимули и благодарности;

предприемат организационни мерки за намаляване на периода на паралелно водене на делата.6. Формиране на квалифицирана група за внедряване и поддръжка на системата, ръководител на групата. Внедряването на повечето големи системи за автоматизация на предприятието се извършва по следната технология: в предприятието се формира малка (36 души) работна група, която преминава най-пълно. обучение за работа със системата, тогава тази група поема значителна част от работата по внедряването на системата и нейната по-нататъшна поддръжка. Използването на такава технология се дължи на два фактора: първо, фактът, че предприятието обикновено се интересува от наличието на специалисти, които могат бързо да разрешат повечето оперативни проблеми при настройването и работата на системата, и второ, обучението на служителите и тяхното използване винаги е важно по-евтино от аутсорсинг. По този начин формирането на силна работна група е ключът към успешното изпълнение на проекта за внедряване. Особено важен въпрос е изборът на ръководител на такава група и системен администратор. Мениджърът, освен познания по основни компютърни технологии, трябва да има задълбочени познания в областта на бизнеса и управлението. В практиката на големите западни компании такъв човек заема длъжността CIO (Chief Information Officer), която обикновено е втората в управленската йерархия на компанията. В домашната практика при внедряването на системи тази роля обикновено се изпълнява от ръководителя на отдела за автоматизирана система за управление или подобен. Основните правила за организиране на работна група са следните принципи:

Специалистите на работната група трябва да бъдат назначени, като се вземат предвид следните изисквания: познаване на съвременни компютърни технологии (и желание да ги овладеят в бъдеще), комуникативни умения, отговорност, дисциплина;

Трябва да се поеме особена отговорност при избора и назначаването на системен администратор, тъй като почти цялата корпоративна информация ще бъде достъпна за него;

евентуалното освобождаване на специалисти от групата за изпълнение по време на проекта може да има изключително негативно влияние върху неговите резултати. Следователно членовете на екипа трябва да бъдат избрани измежду лоялни и надеждни служители и трябва да се разработи система, която да поддържа тази лоялност през целия проект;

След идентифициране на служителите, включени в групата за изпълнение, ръководителят на проекта трябва ясно да опише кръга от задачи, които трябва да изпълнява всеки от тях, формите на плановете и отчетите, както и продължителността на отчетния период. В най-добрия случай периодът на отчитане трябва да бъде един ден. Всички горепосочени задачи, които възникват в процеса на изграждане на информационна система, и методите за тяхното решаване са най-често срещаните и естествено всяко предприятие има своя уникална организационна специфика. , и при внедряването на информационна система за управление на предприятието могат да възникнат различни нюанси, които изискват допълнително разглеждане и търсене на методи за тяхното решаване. Всъщност затова съществуват професионалните бизнес консултанти.

Връзки към източници 1. Антонец, В.Л., Нечаева Н.В. Иновативен бизнес. Формиране на модели за комерсиализация на перспективни разработки. М.: Дело, Академия за национално стопанство, 2009. 320 с. 2. Кострова, А.В. Методи и модели за управление на информацията: Учебник // A.V. Кострова. М.: Финанси и статистика, 2007. 336 с. 3. Маглинец, Ю.А. Анализ на изискванията към автоматизираните информационни системи. М.: Интернет университет по информационни технологии INTUIT.ru, 2010. 200 стр. 4. Шуремов, Е.Л., Чистов Д.В., Лямова Г.В. „Информационни системи за управление на предприятието“, публикуван от М.: Издателска къща „Счетоводство“, 2011 г.

Баламирзоев Н. Л., кандидат по икономически науки, старши учител на катедра "Икономика и управление в нефтената и газовата промишленост" FGBOU VPO "Дагестанският държавен технически университет", [имейл защитен]на въвеждане на информационната система за управление на предприятиетоРезюме. В статията се разглеждат основните проблеми и задачи, възникващи в повечето случаи при въвеждането на информационни системи за управление от предприятието и препоръките за тяхното решаване Ключови думи: информационни системи, информационен процес, информация, предприятие, организация, фирма.

Може да е полезно да прочетете: